HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY CHẤM CÔNG H8
Máy chấm công H8 là dòng máy chấm công dành cho các doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân viên dưới 30 người. Với chức năng nổi trội là tự xuất báo cáo chấm công ra file Excel thông qua USB hoặc thẻ nhớ SD mà không cần cài đặt phần mềm
-
Các hướng dẫn sử dụng cơ bản
-
Cách đặt dấu vân tay
-
Cách đặt đúng
-
Đặt ngón tay áp sát, phẳng vào đầu đọc
-
Đặt ngón tay chính giữa đầu đọc
-
Những trường hợp đặt sai:
-
Hướng dẫn nhập ký tự vào thông tin đăng ký
-
Di chuyển con trỏ đến mục cần nhập thông tin: chọn phím M/OK --> nhấn phím số tương ứng với các ký tự trên bàn phím (2<->0a 1b 2c 3A 4B 5C, 3<-> 0d 1e 2f…). Sau khi nhập xong ta chọn ESC để thoát ra mục nhập ký tự để chuyển sang mục kế tiếp
VD: muốn nhập chữ “Ba” thao tác như sau: Di chuyển đến phần tên --> chọn số 2 --> 4(chữ “B”) --> 2 --> 0 (chữ “a”) --> ESC
-
Chức năng một số phím:
-
Phím
: Mở nguồn cho thiết bị, xóa thông tin hiện tại
-
Phím M/OK: Xác nhận thông tin đang chọn nhấn
-
Phím ESC: Hủy chọn, thoát ra giao diện trước
-
▲/▼;
: dùng để di chuyển lên/xuống; trái/phải
-
Cách đăng nhập menu thiết bị
-
Đăng nhập vào Menu chính của thiết bị: Từ màn hình chính ta nhấn giữ phím M/OK khoảng 3 giây để đăng nhập vào Menu của thiết bị.
-
Các thao tác trên máy chấm công
-
Đăng ký người dùng:
-
Đăng nhập vào Menu -> Add Usr hoặc nhấn phím số “1”:
-
Nhập vào các thông tin của nhân viên:
-
ID: nhập vào mã số chấm công của nhân viên (bắt buộc phải có), mã này trong khoảng từ 1- 999999
-
Name: Nhập vào tên nhân viên
-
FP: Đăng ký dấu vân tay : Di chuyển đến phần FP -> chọn M/OK -> màn hình đăng ký dấu vân tay hiện như sau:
-
Tại đây ta tiến hành đăng ký vân tay 3 lần cho mỗi ngón, mỗi lần cách nhau 1 tiếng bít (xem lại phần hướng dẫn cách đặt dấu vân tay). Sau khi đăng ký ngón thứ 1 xong nếu muốn đăng ký thêm ngón thứ 2 thì nhấn OK còn thoát ra thì nhấn ESC
-
Sau khi đăng ký thành công sẽ thấy hiển thị dấu Check màu xanh
. Trường hợp đăng ký thất bại sẽ có dấu
màu đỏ, lúc này ta phải tiến hành đăng ký lại dấu vân tay.
-
PWD: Đăng ký mật khẩu
-
Ngoài việc chứng thực bằng vân tay ta có thể sử dụng mật khẩu để chứng thực
-
Ta di chuyển đến phần PWD: để đăng ký mật khẩu.
-
Enter PW: (Nhập vào mật khẩu): tối đa 8 chữ số
-
Comfirm PW: (Nhập lại mật khẩu): tối đa 8 chữ số
-
Chọn M/OK để lưu lại thông tin mật khẩu vừa đăng ký.
-
Dept: Lựa chọn phòng ban cho nhân viên (nếu cần), mặc định là “Công Ty”
-
Purview: đăng ký quyền của người dùng
-
Administrators: Quản trị
-
Ordinary users: Người dùng bình thường
Sau khi nhập hết các thông tin cần thiết ta chọn M/OK để lưu lại thông tin nhân viên vừ đăng ký
-
Quản lý nhân viên:
-
Đăng nhập vào Menu -> Usr Mgt hoặc nhấn phím số “2”
-
Mục này dùng để quản lý danh sách của nhân viên
-
Find (Tìm nhân viên) -> phím số 1
-
Record (Xem log) -> phím số 2
-
Edit (Chỉnh sửa thông tin) -> phím OK
-
Delete (Xóa nhân viên) -> phím 0
-
Add (Thêm nhân viên mới) -> phím 3
-
Cấu hình hệ thống:
-
Đăng nhập vào Menu -> System hoặc nhấn phím số “3”
-
Điều chỉnh thời gian :
-
Đăng nhập vào Menu -> System-> Date/Time -> OK
-
Để thay đổi các thông số ta sử dụng các phím lên/xuống (▲/▼) để di chuyển đến thông tin cần điều chỉnh, sử dụng
để xóa các thông số cũ và nhập các thông số mới.
-
Chọn phím M/OK để lưu lại thông tin
-
Thiết lập phòng ban:
-
Đăng nhập vào Menu->System->Department Set -> OK
-
Dùng phím ▲/▼ để chọn phòng ban cần điều chỉnh, sau đó nhấn các phím tương ứng với các chức năng:
-
Edit (chỉnh sửa) -> phím OK
-
Delete (Xóa) -> Phím 0
-
Add (Thêm) -> Phím 3.
-
Thiết lập quy định chấm công:
-
Đăng nhập vào Menu->System->Attendance Rule (quy định chấm công) -> OK
-
Phần này dùng để thiết lập các quy định cho việc vào ra của ca làm việc.
-
Count Late (vào trễ): vào trễ bao nhiêu phút từ giờ bắt đầu ca làm việc là tính đi làm trễ
-
Count Leave (về sớm): Về sớm bao nhiêu phút từ giờ kết thúc ca làm việc là tính đi về sớm
-
Cài đặt ca làm việc:
-
Đăng nhập vào Menu->System->Shift Settings (cài đặt ca làm việc) -> Ok
-
Phần này cho phép ta thiết lập giờ làm việc cho nhân viên, Tại đây ta thiết bị hỗ trợ ta đến 24 bộ lịch làm việc.
-
Mỗi bộ lịch hỗ trợ 3 khoảng thời gian: giờ làm việc thứ 1, giờ làm việc thứ 2, tăng ca
-
Nhập vào các khoảng thời gian tương ứng với các khoảng của ca làm việc -> M/OK
-
Thiết lập trạng thái:
-
Đăng nhập vào Menu->System->Auto Switch (tự động chuyển) -> Ok
-
Mục này giúp ta thay đổi trạng thái (Vào/Ra) trên thiết bị.
-
Ta dùng phím ▲/▼ chọn vào Trạng thái muốn thay đổi thời gian -> OK
-
Switch time: thời gian để đổi trạng thái
-
Switch name: Tên trạng thái
-
State: mở/tắt trạng thái
-
Sau khi nhập xong ta chọn -> M/OK để lưu lại.
-
Quản lý dữ liệu:
-
Đăng nhập vào menu của thiết bị, chọn vào mục Data Mgt (Quản lý dữ liệu) hoặc nhấn phím số “5”
-
Delete Attlog: Nếu chọn phần này thì tất cả dữ liệu chấm công có trên máy sẽ được xóa hết
-
Delete All Data: Phần này dùng để xóa tất cả dữ liệu từ User cho đến các log điểm danh
-
Clear Purvlew: Bỏ quyền quản trị của thiết bị
-
Reset Opts: Dùng để reset cấu hình của máy về mặc định (cấu hình ca làm viêc, đinh dang,…)
-
Quản lý kho dữ liệu:
-
Ngoài việc xuất dữ liệu chấm công bằng ra file Excell thiết bị còn hỗ trợ ta xuất ra file txt.
-
Kết nối USB hoặc thẻ nhớ SD Card vào thiết bị.
-
Đăng nhập vào Menu -> DataStore (Quản lý dữ liệu) hoặc nhấn phím số “6”
-
Download Attlog: Tải về dữ liệu chấm công
-
Download User: Tải thông tin người dùng
-
Upload User: Đồng bộ nhân viên lên thiết bị mới
Sau khi dữ liệu tải về thành công sẽ có thông báo Data Download Succeed -> chọn OK
-
Kiểm tra dữ liệu điểm danh tại thiết bị
-
Đăng nhập vào Menu -> Record (Quản lý dữ liệu) hoặc nhấn phím số “7”
-
Tại đây ta nhập vào số ID của nhân viên và thời gian muốn kiểm tra dữ liệu -> OK để xem dữ liệu.
-
Kiểm tra thông tin của thiết bị
-
Kiểm tra được thông tin bộ nhớ của thiết bị xem dung lượng đã sử dụng và còn trống là bao nhiêu. Đăng nhập vào Menu -> Sys Info (Quản lý dữ liệu) hoặc nhấn phím số “8”
-
Quản lý báo cáo:
-
Đăng nhập Quản lý báo cáo
-
Đăng nhập vào Menu -> Report (Báo cáo) hoặc nhấn phím số “4”
-
Phần này giúp ta xem báo cáo, cũng như áp dụng lịch làm việc cho nhân viên thông qua file Excell.
-
Kết nối USB hoặc thẻ nhớ SD vào cổng giao tiếp để tải dữ liệu
-
Theo mặc định tất cả nhân viên được tạo sẽ được add vô phòng ban là công ty (nếu không có sự thay đổi khác) và được áp dụng bộ lịch làm việc thứ 1 từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần.
-
Để thay đổi thông tin này thì ta thực hiện như sau: đầu tiên ta sẽ tải về cài đặt báo cáo sau đó chỉnh sửa thông tin cần thiết trên file và up lại file thông tin cài đặt báo cáo vào lại thiết bị
-
Áp dụng lịch làm việc cho nhân viên:
-
Đăng nhập vào Menu -> Report (Báo cáo)-> Download Setting report (Tải về cài đặt báo cáo) -> Ok
-
Thiết bị sẽ bắt đầu tải dữ liệu về thiết bị lưu trữ (thẻ nhớ SD hoặc USB) sau khi tải xong sẽ có thông báo: Data Download Succeed.
-
Ta mở file AttSetting cài đặt này bằng chương trình Microsoft Excel trên máy tính ta sẽ thấy bảng thông tin:
-
Tại Sheet Att.Setting:
-
Tại Sheet này sẽ thấy được các thông tin của ca làm việc cũng như thời gian để tự động thay đổi trạng thái đã được thiết lập
-
Ca thứ nhất có 2 khoảng thời gian làm việc bình thường : khoảng thời gian đầu : bắt đầu từ 07 :00 đến 12 :00, khoảng thứ 2 bắt đầu từ 13 :00 đến 17 :00
-
Ca thứ 2 có 3 khoảng thời gian (2 khoảng làm việc bình thường, 1 khoảng thời gian làm thêm) : Khoảng thời gian đầu từ 07 :00 đến 12 :00, khoảng thứ 2 bắt đầu từ 13 :00 đến 17 :00, khoảng thứ 3 là khoảng thời gian làm thêm bắt đầu từ 17 :30 đến 21 :00.
-
Ngoài ra, còn có các thời gian thiết bị tự động thay đổi trạng thái : 07:00 tự động chuyển về thái check in (đi vào).
-
Tại Sheet Schedule Setting ta thiết lập lịch làm việc trong tuần cho nhân viên:
-
Mặc định tất cả nhân viên sẽ được áp dụng bộ lịch thứ 1 thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 6.
-
Ta có thể thay đổi lịch làm việc của nhân viên theo bộ lịch tương ứng, cũng với thời gian áp dụng:
VD: như hình vẽ nhân viên có mã số 1 sẽ sử dụng bộ lịch thứ nhất từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Nhân viên có mã số 2 sẽ sử dụng bộ lịch thứ 2 từ thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần.
-
Sau khi điều chỉnh các thông tin cần thiết trên file Att Setting ta sẽ lưu lại các thông tin trên và chuyển file trên vào USB hoặc thẻ nhớ SD.
-
Tải thông tin thiết lập ca mới vào thiết bị:
-
Kết nối thẻ nhớ SD card hoặc USB chứa thông tin file vừa chỉnh sửa.
-
Đăng nhập vào Menu -> Report (Báo cáo)-> Upload Setting report (Tải đi cài đặt báo cáo) -> Ok
-
Xuất báo cáo chấm công:
-
Kết nối thẻ nhớ SD card hoặc USB vài thiết bị
-
Đăng nhập vào Menu -> Report (Báo cáo)-> Download Standard Reports (Tải về báo cáo chuẩn) -> OK. Thiết bị tiến hành tải báo cáo về, sau khi tải thành công sẽ có thông báo Data Download Succeed -> chọn OK
-
Chọn thời gian cần xuất báo cáo -> OK
-
Tại Sheet Schedule Infor ta có phần báo cáo về thông tin ca làm việc của từng nhân viên.
-
Tại Sheet Att.Stat ta có phần báo cáo tổng hợp của nhân viên trong khoảng thời gian được chọn.
-
Tại Sheet Att.Log Report ta có phần báo cáo thô dữ liệu điểm danh của nhân viên
-
Tại Sheet Exception Stat đây là phần báo cáo thông, những nhân viên nào vi phần về phần đi trễ, về sớm sẽ được tổng hợp trong báo cáo này.
-
Tại Sheet 1.2 ta sẽ có phần báo cáo chấm công ta sẽ có phần báo cáo chấm công chi tiết của từng ngày trong khoảng thời gian được chọn.
Bạn muốn tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự tiền lương online ? Đăng ký account để dùng thử ngay lập tức tại đây - Miễn phí dùng thử online |
Bạn có hệ thống máy chấm công lớn cần quản lý hiệu quả? Hãy tham khảo phần mềm quản lý dữ liệu máy chấm công |
|
Xem các sản phẩm của Giải Pháp Tinh Hoa
Comments
1 comment
Nhiều thứ quá, nên chia nhỏ ra
Please sign in to leave a comment.