Một cổng thông tin nội bộ tốt thì cần có chức năng gì

Tùy theo mô hình hoạt động mà mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu riêng. Dưới đây là những chức năng mà chúng tôi thấy tương đối phổ biến trong nhiều doanh nghiệp:

• Employee login: đây là chức năng rất cơ bản nhưng quan trọng.
• Chức năng xem bảng chấm công
• Chức năng xem bảng lương
• Đăng kí nghỉ phép, đăng kí công tác
• Duyệt đăng kí nghỉ phép, công tác của nhân viên do mình phụ trách
• Hệ thống tài liệu được cập nhật mới nhất về qui trình làm việc, qui định công ty
• Hệ thống tài liệu về đào tạo nội bộ, hướng dẫn công việc
• Thông tin về những sự kiện mới nhất trong công ty, kế hoạch theo năm, hàng quý, hàng tháng
• Đường link tới các phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ công việc

Các chức năng kể trên là các chức năng được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc. Đây là những chức năng nên có nhất, và sẽ giúp cho nhân viên và bộ phận nhân sự tiết kiệm được nhiều thời gian và giấy tờ hành chính. Ngoài ra, còn có nhiều chức năng đặc biệt khác mà doanh nghiệp yêu cầu.

Các doanh nghiệp thường yêu cầu thêm nhiều chức năng như sau:

• Quản lý khách hàng
• Quản lý và phân công công việc
• Đánh giá nhân viên
• Theo dõi KPI
• Báo cáo quản trị

Nếu có quá nhiều chức năng, chi phí chắc chắn sẽ tăng cao, nhưng phần mềm lại không đủ linh động để thay đổi cùng với sự thay đổi rất nhanh của doanh nghiệp.  Thay vì có tất cả các chức năng trên, một cổng thông tin tốt nên có khả năng tích hợp với các phần mềm chuyên dụng.

Lưu ý khi xây dựng một cổng thông tin nội bộ

• Cổng thông tin chỉ dùng để giao tiếp và trao đổi giữa các bộ phận, không nên đưa quá nhiều chức năng vào để biết cổng thông tin thành một phần mềm Quản Trị Nguồn Lực ERP
• Nhà cung cấp phải mở API để các đơn vị phần mềm khác có thể tích hợp vào